Partager ses locaux avec une autre entreprise : comment faire ?

Locaux à partager : avantages et conditions

L’essor du coworking ouvre de nouvelles perspectives pour la location de bureau et de locaux commerciaux. Proposer ou rejoindre un local partagé présente de nombreux avantages. Quelles sont les conditions pour se lancer ?

Le partage de locaux, une pratique en plein essor

Le dernier indice révélé par Ubiq en début d’année fait état d’un véritable boom du coworking. Les locaux partagés ont enregistré une progression record de +60 % entre 2019 et 2021. Les besoins des travailleurs indépendants et l'émergence des tiers-lieux pour les entreprises expliquent en partie cet engouement. La crise sanitaire est aussi passée par là et a impulsé de nouveaux comportements. Toutes ces évolutions ont contribué à l'avènement du coworking et plus particulièrement des bureaux à partager, mais qu’en est-il des locaux commerciaux ?

L’offre de local commercial à partager se développe également, portée par les mutations qui touchent le bureau traditionnel. Les boutiques éphémères fleurissent dans les centres commerciaux et au cœur des villes. Un phénomène poussé par les indépendants qui n’ont pas encore acquis la visibilité nécessaire à l'ouverture d’une enseigne. Rappelons que le bail commercial est conclu pour une durée de 9 ans. Il reste toutefois possible de donner congé avant cette échéance, par période triennale.

Quelles sont les motivations des entrepreneurs qui louent des locaux partagés ?

Pour les bureaux, comme pour les locaux commerciaux, le partage est avant tout motivé par le besoin de souplesse ou la volonté de tester le marché avant de se lancer.

Profiter des services et équipements déjà en place

Les entreprises du secteur tertiaire et les commerces ont des besoins spécifiques en matière d'équipements et de services.

Dans un local à usage de bureaux, les nouveaux locataires doivent investir dans le mobilier, l'aménagement, la connectique, l'informatique… Le bureau partagé est déjà équipé et 100 % opérationnel, avec, de surcroît, différents espaces mis en commun pour la réception, la tenue de réunions ou de conférence.

Pour un commerce, la visibilité est la clé : vitrine attractive, façade en parfait état, agencement et signalétique efficaces… Dans un local commercial partagé, tous les éléments essentiels sont en place, il ne reste plus qu’à s'approprier les lieux. De plus, en intégrant un local déjà exploité, le nouveau locataire bénéficie d’un espace normalisé, conforme à la réglementation en vigueur.

Réduire ses frais pour investir dans son projet

Rejoindre un bureau ou un local commercial partagé permet de réduire les frais d'installation et de mutualiser les coûts d'exploitation. Fournisseur d'énergie, fournisseur internet, fournitures de bureaux, location d'équipement… Tous ces contrats ne bénéficient plus à une seule, mais à plusieurs entreprises. Une aubaine pour ceux qui font leur entrée sur le marché, puisque les sommes économisées peuvent être investies dans la croissance de l'entreprise.

Nourrir son réseau

Les nouveaux locataires peuvent parfois se sentir isolés après avoir lancé leurs activités. Le partage du local commercial ou professionnel permet aussi de constituer son réseau et d’échanger plus facilement avec les acteurs qui évoluent dans le même secteur.

Ce besoin de réseautage explique en partie l'implantation de start-up dans des environnements partagés comme les pépinières et les incubateurs. Les commerçants ont eux aussi tout intérêt à s'associer pour valoriser leurs points de vente.

Quels sont les avantages pour l’entreprise qui partage son local ?

Du côté de l'entreprise qui partage son local, tout est affaire d’optimisation de l'espace et de réduction des coûts.

Rentabiliser les surfaces inexploitées

L'occupation de l'espace par les entreprises a beaucoup évolué ces dernières années. La généralisation du télétravail a réduit le nombre de postes effectivement occupés dans les bureaux. La pratique du click and collect dans les boutiques suppose également de nouveaux aménagements. Les produits sont davantage mis en valeur sur la boutique en ligne, et les besoins en superficie de magasin peuvent être revus à la baisse.

L’enjeu pour l'entreprise est de rentabiliser ces volumes inutilisés et le partage de locaux fait partie des solutions privilégiées.

Réduire les coûts

Accueillir une autre entreprise dans son local commercial ou ses bureaux, c’est aussi partager les frais. Le coût des services mis en commun peut être réparti entre les nouveaux coworkers.

Le partage des charges, associé au versement du loyer, offre un nouveau souffle à l'entreprise propriétaire ou locataire du bien. Les sommes peuvent là aussi être investies dans le développement de ses activités ou dans un nouveau projet.

Comment louer une partie de ses locaux ?

Plusieurs solutions s’offrent aux propriétaires bailleurs et aux entreprises pour la mise en location d’une partie du local.

Louer une partie des bureaux ou du local commercial

Le propriétaire du bien immobilier a la possibilité de mettre tout ou partie de son bien en location. Pour proposer un local en coworking, il lui suffit de consentir à la location par plusieurs professionnels. La répartition du loyer peut se faire à parts égales ou en proportion de l'espace occupé par chaque entreprise.

Les contrats de prestation de services sont une option très appréciée pour des locaux à partager. Plus flexible que le bail professionnel ou commercial, cette forme de contrat inclut la mise à disposition du local et de services annexes. Les cocontractants peuvent s'engager sur une courte durée et définir les modalités de résiliation.

La sous-location d’un local commercial est-elle possible ?

Dans l’immobilier d'entreprise, comme dans le résidentiel, la sous-location n’est possible qu’avec l’accord du propriétaire. Le locataire professionnel prévient le bailleur de son intention par lettre recommandé avec accusé de réception ou par huissier. Le propriétaire dispose d’un délai de 15 jours pour refuser ou accepter le projet de sous-location. En revanche, l'absence de réponse sera considérée comme un accord.

Le nouveau locataire doit bien entendu respecter la destination des locaux prévue par le bail initial. Par ailleurs, le locataire principal sera tenu responsable du non-respect des obligations de son sous-locataire. Puisqu’il n’y a pas de contrat entre le bailleur et le sous-locataire, ce dernier ne verse pas son loyer au propriétaire, mais au locataire principal.

Le principe est le même dans le cadre de la sous-location d’un local professionnel à usage de bureaux, sauf mention contraire prévu par le bail.